کلیه دانشگاهیان اعم ازاساتید، دانشجویان و کارکنان دانشگاه ها می توانند درثبت نام عتبات دانشگاهیان شرکت نمایند.دانشگاهیان می توانند به صورت فردی و یا به همراه همسر و فرزندان ثبت نام نمایند.
هزینه سفر بر اساس نرخ اعلامی از سوی سازمان حج و زیارت بوده و با توجه به نوسان نرخ ارز و تاثیر آن بر قیمت تمام شده سفر؛ ممکن است هزینه سفر در طول بازه اعزام تغییر کند. در شرایط فعلی؛ هزینه کاروان های عتبات دانشگاهیان برای کاروان های هوایی حدوداً 15 میلیون تومان و زمینی حدود 7.5 میلیون تومان خواهد بود (که میبایست یکجا و نقدا واریز گردد). هزینه سفر برای هر استان نیز با توجه به دوری و نزدیکی به مرز، متفاوت می باشد. درجه کاروانهای دانشگاهیان در سفرهای هوایی، الف و کاروانهای زمینی ب بوده و با پیگیریهای صورت گرفته توسط ستاد عمره و عتبات دانشگاهیان، جهت مدیریت هزینه های سفر با ارائه خدمات مطلوب و مناسب، صرفا هزینه تمام شده از زائر اخذ می شود که این مبلغ در مقایسه با کاروانهای مشابه و هم درجه کمتر می باشد. ضمنا در این دوره امکان دریافت وام و تسهیلات بانکی وجود ندارد. همچنین مدت سفر، هفت شب اقامت در شهرهای زیارتی کشور عراق خواهد بود.